Verwerking van inkomende facturen

Een overzicht van het proces voor het (automatisch) verwerken van inkomende inkoopfacturen. Het beschrijft hoe e-mails die binnenkomen op een centraal factuuradres automatisch worden doorgestuurd naar zowel een eigen e-mailomgeving (voor archivering) als naar Clientbox (voor verwerking).

Geschreven door Clientbox

Laatst bijgewerkt 2 dagen geleden

  1. Ontvangst

    Een inkomende factuur (inkoopfactuur) wordt ontvangen op facturen@voorbeeld.nl

  2. Automatisch doorsturen

    De e-mail die verstuurd wordt naar facturen@voorbeeld.nl wordt laat je automatisch doorsturen naar twee e-mailadressen:

    • administratie@voorbeeld.nl (Je eigen e-mailomgeving. Bijv. Microsoft 365 of Google Workspace)

    • alias@inkoop.mijnclientbox.nl (Uniek e-mailadres binnen Clientbox voor inkoopfacturen)

  3. Archivering

    De Belastingdienst vereist dat je facturen bewaart op de manier waarop je deze ontvangen hebt. De inkomende factuur wordt daarom in het e-mailadres administratie@voorbeeld.nl gearchiveerd.


    Aanvullend adviseren we je om een automatische regel aan te maken binnen administratie@voorbeeld.nl die ervoor zorgt dat e-mails gericht aan facturen@voorbeeld.nl automatisch in archief map worden geplaatst.

  4. Verwerking

    De inkomende factuur in Clientbox wordt geregistreerd onder Inkoopfacturen. Vervolgens vindt er een validatie van de afzender plaats:

    1. Afzender gevalideerd? De inkoopfactuur wordt zichtbaar onder Te verwerken en is klaar voor verdere administratieve verwerking

    2. Afzender niet gevalideerd? De inkoopfactuur krijg de status Afgewezen en kan in Clientbox worden beoordeeld om te verwijderen of eenmalig toe te staan.