Sleepfunctionaliteit e-mails
Uitleg over de sleepfunctionaliteit voor e-mails die niet direct via het ticket e-mailadres worden ingestuurd.
Geschreven door Clientbox
Laatst bijgewerkt 3 maanden geleden
Hoe werkt het?
Met de sleepfunctionaliteit voor e-mails maak je het mogelijk om e-mails in de ticket module te slepen die je ontvangt op bijvoorbeeld een persoonlijk e-mailadres of ander adres wat niet in Clientbox is geconfigureerd voor het ontvangen van tickets.
Zodra je onderstaande configuratie hebt doorlopen wordt er iedere 5 minuten gecontroleerd of er nieuwe e-mails aanwezig zijn in het Postvak IN. Deze e-mails worden vervolgens geïmporteerd naar de ticket module en verplaats naar een map met de naam Kopie (Handmatig).
Op dit moment hebben we voor het uitlezen van e-mailadressen ondersteuning voor:
Microsoft 365 (Ondersteuning voor gebruikersaccounts en gedeelde postvakken)
Google (Gmail en Google Workspace)
Wil je deze functionaliteit gebruiken? Stuur een e-mail naar support@clientbox.nl met het verzoek om toegang tot deze functionaliteit. Je kunt niet inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord van de Clientbox applicatie.
Het is belangrijk dat het e-mailadres wat je wilt uitlezen een leeg Postvak IN heeft. Is je Postvak IN niet leeg dan zal de synchronisatie niet starten tot dit wel het geval is.
Configuratie
Log in op https://tools.mijnclientbox.nl/login met het e-mailadres en wachtwoord wat je van onze supportafdeling hebt ontvangen.
Alias
Verbindingen
Synchronisaties
1. Alias
Het alias is door onze support afdeling ingevuld en hoeft niet te worden aangepast. Als deze waarde wordt aangepast zullen de tickets niet binnenkomen in de ticket module.
2. Verbindingen
Microsoft
Voor het configureren van een verbinding met een Microsoft e-mailadres is het noodzakelijk dat er (eerst) wordt ingelogd met een e-mailadres wat beheerdersrechten heeft. De reden hiervoor is dat de Microsoft App eenmalig moet worden goedgekeurd voordat er gebruikers kunnen aanmelden zonder beheerdersrechten.
Als er verbinding wordt gemaakt met een e-mailadres met beheerdersrechten wat niet moet worden uitgelezen, kan dit direct na het maken van de verbinding weer worden verwijderd.
Tijdens het configureren van een Google account krijg je op dit moment diverse meldingen over een niet geverifieerde app. De app voor Google is op dit moment nog in review.
3. Synchronisaties
Om een synchronisatie te configureren heb je minimaal één verbinding nodig met Microsoft of Google. Klik op Synchronisatie toevoegen om de synchronisatie te configureren.
Microsoft
Kies onder Provider voor Microsoft.
Selecteer onder Microsoft-verbinding een Microsoft-account
Kies of je de e-mail van de het geselecteerde Microsoft-account of een gedeeld postvak wilt uitlezen. Als je een gedeeld postvak wilt uitlezen is het belangrijk dat je hier ook toegang toe hebt.
Sla de synchronisatie op door te klikken op Synchronisatie toevoegen
Wil je controleren of je met Microsoft-account toegang hebt tot een gedeeld postvak?
Volg dan deze instructie:
Kies onder Provider voor Google.
Selecteer onder Google-verbinding een Google-account
Sla de synchronisatie op door te klikken op Synchronisatie toevoegen
Eerste synchronisatie
Na het toevoegen van de synchronisatie zal de status Kopie-verwerking actief op Inactief staan. Na het toevoegen wordt binnen 5 minuten gecontroleerd of het Postvak IN van het e-mailadres leeg is en wordt er een nieuwe map aangemaakt met de naam Kopie (Handmatig).
Is het Postvak IN leeg dan zal de status van Kopie-verwerking actief wijzigen naar Actief en start de periodieke synchronisatie.
Periodieke synchronisatie
Iedere 5 minuten zal worden gecontroleerd of het Postvak IN van het account e-mail bevat. Alle e-mails die in het Postvak IN staan zullen worden geïmporteerd in de ticket module van Clientbox en worden verplaatst naar de map Kopie (Handmatig).
Synchronisatie stoppen
Wil je de e-mails niet meer laten importeren in de ticket module van Clientbox? Verwijder dan de synchronisatie of verwijder de volledige verbinding. De map Kopie (Handmatig) zal blijven bestaan en er worden geen e-mails verwijderd.